← Zpět na use cases

🧾 Zpracování faktur a účtenek s AI: z PDF a fotek do tabulky bez přepisování

Faktury vám žerou večery? Jak s AI vytěžit údaje z došlých faktur a účtenek do tabulky, zkontrolovat je proti výpisu z banky a při větším objemu celé zpracování zautomatizovat.

Obtížnost: začátečník · Čas: 1 hodina na první nastavení, pak 10–15 minut měsíčně

Co se naučíš

Postup krok za krokem

  1. Claude — Vytěžení údajů do tabulky — Nahrajte několik PDF faktur nebo fotek účtenek a zadejte: „Z každého dokladu vypiš do tabulky: dodavatel, IČO, číslo dokladu, datum vystavení, datum zdanitelného plnění, splatnost, částka bez DPH, DPH, celkem, variabilní symbol. Když údaj nejde přečíst, napiš NEČITELNÉ a nic nedomýšlej.“ Výsledek si nechte dát jako CSV a otevřete v Excelu nebo Google Tabulkách.
  2. ChatGPT — Kontrola proti výpisu z banky — Nahrajte tabulku dokladů a export výpisu z banky (CSV). Zadání: „Spáruj faktury s platbami podle variabilního symbolu a částky. Vypiš faktury bez platby, platby bez faktury, duplicity a rozdíly v částkách.“ Získáte seznam toho, co je potřeba dořešit, místo procházení všech řádků.
  3. Claude — Souhrn pro účetní — Ze spárované tabulky nechte sestavit stručný měsíční přehled: náklady podle kategorií, co je po splatnosti, které doklady chybí. Účetní ušetří čas a vy zaplatíte méně hodin.
  4. Make.com — Automatizace při větším objemu — Když dokladů chodí desítky měsíčně, propojte to: nová příloha v e-mailu → AI vytěží údaje → nový řádek v tabulce → upozornění, když se blíží splatnost. Make na to má hotové moduly pro Gmail, Outlook i Google Tabulky.
  5. Airtable AI — Přehledná evidence — Místo tabulky můžete doklady vést v Airtable: každý doklad jako záznam s přiloženým PDF, stavem (zaplaceno / čeká / sporné) a pohledem „po splatnosti“. AI kredity má Airtable v placených plánech (Team a vyšší), samotná evidence jde i zdarma.

Tip z praxe

U rozmazaných účtenek AI občas splete číslice (3 a 8, 1 a 7). Vždy si nechte všechny částky sečíst a součet porovnejte s výpisem z banky — rozdíl hned ukáže, kde hledat. Pokud už používáte fakturační nebo účetní program, podívejte se nejdřív, jestli doklady neumí vytěžit sám; řada českých programů to umí a data zůstanou na jednom místě.

Co se vyplatí

Na desítky dokladů měsíčně stačí bezplatný Claude nebo ChatGPT. Make se vyplatí, až když vás ruční nahrávání zdržuje víc než hodinu měsíčně. Faktury obsahují údaje odběratelů — pro firemní data volte plán, který vaše vstupy nepoužívá k trénování.

Časté otázky

Jak dlouho zpracování faktur a účtenek s ai: z pdf a fotek do tabulky bez přepisování zabere?

Odhadem 1 hodina na první nastavení, pak 10–15 minut měsíčně. Postup má 5 kroků a náročnost je „začátečník".

Jaké nástroje na to potřebuju?

Postup používá: Claude, ChatGPT, Make.com, Airtable AI. Část z nich má bezplatný tarif (Claude, ChatGPT, Make.com, Airtable AI).

Co se u tohohle postupu nejčastěji zkazí?

U rozmazaných účtenek AI občas splete číslice (3 a 8, 1 a 7). Vždy si nechte všechny částky sečíst a součet porovnejte s výpisem z banky — rozdíl hned ukáže, kde hledat. Pokud už používáte fakturační nebo účetní program, podívejte se nejdřív, jestli doklady neumí vytěžit sám; řada českých programů to umí a data zůstanou na jednom místě.

Použité nástroje